Blog

Como diminuir custos e se tornar mais competitivo no mercado de distribuição?

A busca diária pela redução de custos

O distribuidor é certamente o elo da cadeia de abastecimento que opera com as menores margens. Os grandes volumes, prazos de entrega e qualidade cada vez mais exigentes, pressionam cada vez mais sua já apertada rentabilidade. Com isso, a busca pela produtividade se tornou questão de vida ou morte.

Vamos aqui destacar alguns aspectos da operação do distribuidor que, sem a atenção devida, se tornam ralos de dinheiro.

Tamanho da equipe

Uma distribuidora precisa contar com um time de colaboradores produtivos e de alta performance. Os custos de contratação diretos (salário, benefícios, encargos) e indiretos (energia elétrica, local de trabalho, material de escritório, insumos, espaço físico, etc) têm um enorme peso, pois são as terríveis despesas fixas. Com ou sem faturamento elas estará lá, esperando pelo seu dinheiro. 

Entretanto, para contar com equipe enxuta é preciso que ela seja muito produtiva, portanto, devem ser colaboradores de boa qualidade. Ofereça uma remuneração fixa justa, mais variável atrelada à produtividade, boas condições de trabalho e respeito. Isso te aproximará das pessoas certas.

Mas não se iluda, uma equipe enxuta só será produtiva com tecnologia especialista e processos muito bem desenhados, ou logo elas serão estranguladas por um enorme volume de trabalho braçal, retrabalho por erros e irão buscar novas oportunidades no mercado.

Por outro lado, bons profissionais terão melhor capacidade absorver tecnologia e processos inteligentes e, aí sim, você terá uma equipe enxuta e produtiva.

Leia também: A minha equipe é produtiva?

Logística e transportes

Estas áreas são comprovadamente onde se concentram os principais custos e erros de uma operação de distribuição. Grande número de pessoas no depósito, trabalho manual, produtos sem endereçamento, falta de controle de validade, separação e conferência sem uso de tecnologia, definição de cargas e rotas de entrega com base no ‘conhecimento’ do funcionário e outros erros clássicos, são geradores vorazes de erros, perdas, avarias, inversões, devoluções e todos os demais fantasmas que assombram sua sofrida rentabilidade.

Para não ver sua rentabilidade ser consumida por estes custos, cada um dos problemas citados pode ser atacado com as mesmas armas: tecnologia e processos (de novo!). Equipamentos e sistemas voltados à logística, como WMS, coletores de dados e roteirizadores, aliados e um dimensionamento e balanceamento do seu depósito, permitirão que uma equipe menor e mais qualificada consiga uma operação mais ágil, barata e com muito mais qualidade. Com a logística interna redonda, os erros e custos de entrega (transportes) também vão cair drasticamente, conforme vemos abaixo:

Leia também: 8 Passos para diminuir os seus custos com logística

Devoluções

Ela é um pesadelo para o distribuidor e pode ter origem em várias situações, desde o erro ou bola do vendedor, passando pelos processos internos da logística, até o erro na entrega. O caminho de volta é caro e deixa todo um rastro negativo. Desgaste com o cliente, ruptura no PDV, frete retorno, avaria do produto, cancelamento de NF e boleto, recebimento e conferência, avaliação do estado do produto, volta do produto para o estoque, estorno de comissão, entre outros, são alguns dos trabalhos e custos gerados por erros que podem e devem ser evitados ao máximo.

As verbas da indústria

Entre a indústria e o distribuidor existe uma política comercial pré definida, mas, durante o passar dos dias, a indústria pode oferecer oportunidades diferenciadas para o distribuidor, de acordo com a estratégia de venda em relação a determinado produto ou canal, gerando um compromisso de compensação de alguma forma (desconto, bonificação, etc).

O contrário também pode acontecer, em algum momento o distribuidor pode propor uma negociação diferenciada em relação a produtos que estão com estoque alto, vencimento curto, introduções, , preço de concorrência ou situações que realmente possam exigir ofertas com preços mais agressivos, e que sejam de fato interessantes para a indústria.

Essas negociações acontecem nos mais diferentes contextos, via fone, e-mail, reuniões, whatsapp, SMS, etc. Por isso, cabe ao distribuidor o papel de tê-las muito bem controladas, com “quem, quando, por que e quanto”, sempre que possível, salvando a comunicação que tiveram a respeito.

Os pagamentos também podem acontecer de diversas formas, como: bonificações em produtos, desconto em NF, desconto em títulos, depósito em conta e geralmente através de valores inexatos, o que exige uma conta corrente permanente. Não espere que a indústria tenha estes controles, o interesse é do distribuidor, portanto, controle impecavelmente.

Vendedor

Já falamos de pessoas alguns tópicos acima, sempre enfatizando a necessidade de um time enxuto e de alta performance. Um time que faça mais com menos. E apesar dos vendedores também serem parte da sua equipe, é importante que sejam vistos de outra forma. Reduzir equipe de vendas como medida para enxugar despesas costuma ser um tiro no pé. Por outro lado, é preciso saber quais vendedores estão ou não se pagando, analisando a venda de cada um, abatidas dos custos variáveis (frete, comissões e impostos). Este resultado é a margem de contribuição de cada um e devem ser confrontado com as despesas fixas que o vendedor gera: salário, ajuda de custo e demais benefícios. Com base neste cálculo você saberá quem está realmente te ajudando a pagar as contas ou é apenas mais uma delas.

Baixe o eBook: Como identificar um bom vendedor para sua distribuidora?

A importância do balanço

A clássica apuração do ativo ainda é uma mecânica que dá segurança às demais apurações do seu dia a dia. Assim como quando se faz uma dieta, apure os números sempre no mesmo momento do mês, para que fatores da operação não contaminem o resultado. Levante o ativo e passivo do seu negócio, sendo,
Ativo: Estoque (valor de custo), Bancos, Caixa e Contas a Receber em aberto (se houver verbas a receber da Indústria geradas no período, considere-as).
Passivo: Contas a Pagar (apenas fornecedores de produtos para revenda) e Inadimplência acumulada de clientes.
A variação destes números refletirá a direção para onde sua empresa está caminhando. Fique muito atento a essa medição.

Conclusão

A forma mais eficaz para redução dos custos de uma operação de distribuição é otimizando e automatizando processos. Tamanho da equipe, eficiência logística, devolução, gestão de validades, controle das negociações com a indústria e a performance de sua equipe de vendas, podem se tornar grandes ralos de dinheiro, posicionando a sua empresa na linha tênue entre lucro e prejuízo. Tenha estes números na ponta dos dedos, sempre.