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A LGPD na distribuição

É provável que você já tenha ouvido falar a respeito da LGPD, porém muitas dúvidas ainda pairam sobre o que se deve fazer diante desta nova lei. Com objetivo de orientar nossos parceiros distribuidores sobre como atender à conformidade, esclarecemos alguns pontos sobre o tema a seguir.

O que é a LGPD?

A Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), como ficou conhecida a Lei nº 13.709 de 2018, veio para regulamentar de forma ampla as relações que envolvam dados pessoais, trazendo uma referência do que se tem por seguro e legítimo em termos de tratamento de dados.

Existem vários aspectos a serem considerados em relação à LGPD, mas um ponto fundamental para compreender seu sentido é conhecer os princípios em que ela se baseia. Veja:

Finalidade: este princípio impõe que o tratamento de dados seja realizado para propósitos legítimos, específicos, explícitos e informados ao titular, de modo que o tratamento só poderá ser realizado de forma compatível com essas finalidades

Adequação: exige a compatibilidade do tratamento com as finalidades informadas ao titular, de acordo com o contexto do tratamento;

Necessidade: o tratamento deve envolver o mínimo de dados, devendo o tratamento envolver apenas aqueles dados estritamente necessários e pertinentes para o finalidade informada.

Livre acesso: garantia, aos titulares, de consulta facilitada e gratuita sobre a forma e a duração do tratamento, bem como sobre a integralidade de seus dados pessoais;

Qualidade dos dados: garante aos titulares o direito de corrigir dados incompletos, errados ou atualizar dados desatualizados sempre que necessário para cumprimento do tratamento dos dados.

Transparência: garantia, aos titulares, de informações claras, precisas e facilmente acessíveis sobre a realização do tratamento e os respectivos agentes de tratamento, observados os segredos comercial e industrial;

Segurança: o tratamento deve adotar medidas técnicas e administrativas aptas a proteger os dados pessoais de acessos não autorizados e de situações acidentais ou ilícitas de destruição, perda, alteração, comunicação ou difusão;

Prevenção: adoção de medidas para prevenir a ocorrência de danos em virtude do tratamento de dados pessoais;

Não discriminação: os dados não poderão ser usados para fins discriminatórios ilícitos ou abusivos;

Responsabilização e prestação de contas: o agente que realiza o tratamento de dados deve demonstrar que adota medidas eficazes e capazes de comprovar a observância e o cumprimento das normas de proteção de dados pessoais, bem como a eficácia delas.

Qual a importância de se ter uma lei geral de proteção de dados?

Com a crescente utilização de dados nas relações econômico-sociais, uma nova necessidade foi se desenvolvendo com o tempo, o que veio sendo evidenciado mais intensamente nos últimos anos com grandes escândalos envolvendo vazamento de dados pessoais. Para ilustrar, pode-se citar a obtenção ilegal de cerca de 50 milhões de perfis de usuários do Facebook nos Estados Unidos pela Cambrigde Analytica em 2018. No Brasil, a Netshoes, em 2019, foi condenada a pagar R$ 500 mil de multa pelo vazamento de dados de dois milhões de clientes.

Considerando que o vazamento de dados representa uma grave violação à privacidade do indivíduo, podendo acarretar, inclusive, danos patrimoniais e outros danos morais, é imprescindível que haja regulamentação para que cenários como os ocorridos sejam cada vez menos presentes.

Muito terror tem se feito a respeito da LGPD, mas lembre-se que, antes de mais nada, o intuito da lei é proteger os usuários, o que não significa que seja em desfavor das empresas. O que acontece agora é que as organizações têm um limite sobre até onde podem ir e o que podem, de fato, exigir que os usuários forneçam de informações durante um cadastro online, por exemplo.

A LGPD também se aplica a distribuidoras?

A Lei Geral de Proteção de Dados aplica-se a toda e qualquer tratamento de dados pessoais. Por tratamento de dados pessoais, leia-se qualquer operação realizada com dados de pessoas físicas, como coleta, utilização, acesso, transmissão, processamento, armazenamento, eliminação, dentre outras atividades.

Veja-se, portanto, que a lei se aplica a qualquer empresa que, em algum momento de sua atividade, trate dados pessoais, independentemente de sua atividade fim, o que engloba, inclusive os dados de funcionários. Por isso, a LGPD impacta profundamente a gestão dos dados pessoais pelas empresas de todos os setores e não seria diferente com as distribuidoras.

A contratação de um sistema que esteja de acordo com a LGPD já garante a adequação da distribuidora à lei?

Como visto, a LGPD aplica-se a todo e qualquer tratamento de dados pessoais, o que envolve os processos internos realizados com ferramentas digitais, ERP, softwares utilizados pelo distribuidor. Neste caso, fornecedores de sistemas e usuários (distribuidor) têm responsabilidade conjunta prevista em lei.

Assim, verificar se o seu fornecedor de sistemas está adotando medidas em conformidade à LGPD é um dos pontos a se assegurar, mas a adequação à lei vai muito além de um cuidado no sistema. Será necessário olhar para todos os processos da distribuidora que envolvam dados de pessoas físicas, o que envolve contratos, treinamento de funcionários, bancos de dados e diversas outras áreas da empresa.

Um dos principais setores que as distribuidoras terão que se atentar é a área de Recursos Humanos, que concentra um grande volume de processamento de dados de pessoas físicas. Outro setor que merece atenção é o de marketing. Nos últimos tempos ficou muito popular o uso de ações e estratégias para alcançar clientes e possíveis clientes a partir da identificação dos hábitos de consumo, com liberação de crédito sob análise prévia a partir dessas informações coletadas. A LGPD dá foco a esta questão e impõe algumas restrições, exigindo que essas ações sejam realizadas com mais cuidados.

O que acontece com as informações coletadas antes da vigência da LGPD?

A conformidade não compreende apenas o período a partir da vigência da lei, alcançando até mesmo os dados pessoais que já estão sob posse da sua distribuidora há anos.

Por onde começar?

Convoque uma equipe jurídica, de tecnologia e uma consultoria, se for necessário, para evoluir com as adequações. Com a chegada da LGPD, diversos consultores se especializaram na lei e serão capazes de trazer informações e adequações importantes ao conhecer seu sistema e processo.

No caso de não ser possível contar com uma equipe multidisciplinar, o caminho é estudar a lei e considerar compartilhar experiências em relação à adequação à lei com outras distribuidoras. Mas lembre-se que as soluções vão variar de acordo com a realidade de cada uma. Neste momento, contar com uma consultoria especializada pode fazer toda diferença.

Além disso, uma exigência que a LGPD faz é que todas as empresas nomeiem um encarregado de dados ou Data Protection Officer (DPO), o qual será o canal de comunicação entre o controlador do tratamento de dados, os titulares dos dados e a Autoridade Nacional de Proteção de Dados (ANPD), órgão que fiscalizará a aplicação da lei no país. É importante também divulgar a informação de como contatar o DPO nomeado.

Como me adequar à LGPD?

Listamos, aqui, seis passos para te orientar a como conduzir a adequação à lei:

1. Conscientização: o mais relevante de tudo é que toda a organização leve a sério a necessidade de proteger os dados dos usuários. Deve fazer parte da cultura da empresa o respeito às políticas de segurança para evitar que o mau uso de informações prejudique todo o negócio.

2. Mapeamento do fluxo de dados: o mapeamento envolve realizar um inventário de dados, desenhar os fluxos de dados e identificar a associação deles aos sistemas.

3. Relatório de diagnóstico: com o mapeamento feito será possível interpretar esses dados com o intuito de identificar eventuais falhas na proteção e segurança dessas informações, e designar para cada dado pessoal qual é a base legal para justificar o processamento daquela informação.

4. Planejamento: verificado quais ajustes terão de ser implementados, a empresa deve criar um plano de ação para organizar como executará as adaptações.

5. Implementação: desenvolvimento e adaptação de instrumentos de governança, de modo a se desenvolver um gerenciamento de riscos, segurança da informação, privacidade e regulamentações.

6. Monitoramento: manter e aplicar o programa de governança.

Além disso, é importante que, durante todo o processo, você organize com muito cuidado seus documentos sobre proteção de dados, para o caso de eventual fiscalização.

Você também pode usar como referência o Roadmap da Adequação da Target à LGPD, disponível em: http://targetsistemas.com.br/contato. Nele, você pode conferir as medidas que a Target teve que implementar e está implementando para se adequar a LGPD e se inspirar para o seu processo de adequação.

Quando devo começar a me adequar à LGPD?

A LGPD está valendo desde setembro de 2020, porém as sanções administrativas poderão ser aplicadas somente a partir do dia primeiro de agosto de 2021. Ressaltamos que as sanções vão desde simples advertência, até a obrigatoriedade de eliminação dos dados pessoais e multa de 2% (dois por cento) do faturamento no último exercício, limitada a cinquenta milhões de reais.

Criamos este conteúdo com base nas necessidades que todos nossos parceiros distribuidores precisarão seguir. Com estas orientações, você já pode começar a organizar sua equipe para construir as etapas que levarão sua empresa a ficar em conformidade com a LGPD. Recomendamos que você verifique com sua equipe jurídica, e, se considerar necessário, oriente-se com uma consultoria especializada.