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Armadilhas clássicas na escolha do ERP

A busca do distribuidor por sistemas de gestão que alavanque os negócios da empresa é uma missão ao mesmo tempo delicada e estratégica.

Porque é estratégica está cada dia mais fácil compreender, considerando a necessidade do distribuidor em aprimorar sua operação, aumentando volumes, preservando margens, adicionando novos serviços e valorizando a rentabilidade final. Hoje o segmento de distribuição já reconhece que sem boas ferramentas de gestão é impossível se manter competitivo e rentável.

Agora, o quão delicado é esta decisão, nem todos sabem avaliar. A decisão mais acertada exige uma expertise em tecnologia da informação que apenas os grandes players possuem em suas equipes. Então, sem a pretensão de abranger todos os aspectos a se avaliar, vamos destacar aqueles que dão margem aos erros mais comuns.

Escolher o produto pelo preço
Aqui a regra é pensar no longo prazo. O sistema mais simples e barato pode parecer uma boa solução temporária para um futuro upgrade para a solução ideal. Esta regra não funciona para ERP e demais aplicativos complementares, pois nada se aproveita de uma escolha errada. Todos os custos e energia despendidos serão jogados no lixo num eventual upgrade. Porém, o mais grave são as perdas de oportunidades, erros e custos adicionais que uma solução inadequada causa ao longo do tempo. Difíceis de mensurar e recuperar.

Leia também: A melhor solução em ERP cabe no seu bolso

Avaliar apenas o produto e esquecer da empresa
Uma apresentação de soluções de TI, quando bem elaborada, pode seduzir avaliadores desavisados. Geralmente vão para a apresentação os profissionais com melhor conhecimento e um ambiente ideal é criado para destacar todas as vantagens dos produtos apresentados.

Portanto, nunca deixe de investigar o que está nos bastidores deste show:

• Como é formada a equipe de suporte

• Quais os meios de acesso a ele

• O quanto a empresa conhece o segmento em que sua empresa atua

• Veja se o perfil de sua carteira de clientes tem similaridade com seu negócio

• Converse com alguns deles (a sua escolha) e avalie o relacionamento do dia a dia

• Qual seu posicionamento quanto ao foco de atuação (especialista ou generalista)

Esta avaliação vai mostrar o que esperar da empresa e seus produtos, tanto no dia a dia, como nos próximos anos.

Restringir a decisão ao TI e diretores
A escolha de qualquer produto terá muito maior chance de sucesso quando as pessoas que participarem da decisão forem as que irão utilizar a ferramenta no dia a dia. Claro que o profissional de TI (quando houver) e os diretores precisam participar, pois há questões técnicas, estratégicas e financeiras envolvidas, mas não deixe de convocar as pessoas chaves de cada área para a decisão, pois:

• Elas trarão questionamentos efetivos da operação que só elas podem saber

• Darão maior amplitude às discussões, testando inclusive os conhecimentos do fornecedor sobre o negócio

• Vão se sentir parte importante do processo de escolha, valorizando seu papel na empresa

• Revelarão áreas de sombra da operação que TI e diretores nem imaginam existir

• Apoiarão o processo de implantação como algo que foi escolhido por elas e não imposto pela empresa

Este processo, embora mais longo, dará maior consistência a qualquer decisão que seja tomada.

Cuidados: Procure trazer pessoas respeitadas em suas equipes e alerte que o objetivo não é armar “pegadinhas” para o fornecedor, nem se valorizar perante os diretores, mas sim, pensar nos problemas que enfrentam atualmente e como eles seriam resolvidos com a nova solução.

Customizações e parceiros integrados
Outra situação bastante comum entre fornecedores que se candidatam a atender o distribuidor são aqueles que não possuem os recursos necessários à operação e apresentam alternativas para suprir esta falta através das famosas “customizações” ou dos “parceiros integrados”. Elas sempre serão apresentadas como algo simples, tranquilo e funcional.

Vamos então à realidade destas opções:

Customizações
O fornecedor não possui o recurso nativo em seu sistema, mas fará um desenvolvimento adicional para atender à alguma necessidade do negócio. Quais os problemas desta opção:

• Será algo feito apenas para sua empresa e terá que ser integrada com as demais funcionalidades originais do sistema

• Isso, além de sinalizar pouca especialização, vai exigir remendos e improvisações para chegar no objetivo final

• Se é apenas para sua empresa, poucas pessoas do suporte saberão seu real conteúdo, portanto, o suporte a ela estará comprometido

• Uma nova versão do sistema original poderá comprometer as rotinas construídas para o recurso customizado, parando de funcionar

• Normalmente este trabalho tem custo adicional e pode dar início a uma série de outras customizações, multiplicando os custos e problemas acima

Sempre que a frase “não temos, mas dá pra fazer” surgir nas apresentações, acenda a luz amarela. Isso significa problemas para o futuro.

Parceiros Integrados
As soluções de tecnologia para o distribuidor atualmente vão muito além do ERP. Sem dúvida ele é a nave mãe e o grande maestro de toda a operação, mas sua empresa certamente vai precisar de mais alguns produtos complementares (de acordo com o porte e perfil de operação): Automação da força de vendas, BI, Catálogo Eletrônico, WMS, Roteirizador de entregas, Fiscal e Contábil, entre vários outros. Diante disso, surgirão fornecedores que, por não possuírem tais produtos, apresentarão a solução através de “parceiros integrados”.

Vamos ver o que isso realmente significa:

• A empresa busca um parceiro quando não tem interesse ou recurso para desenvolver algo próprio

• É uma saída rápida e barata para ampliar o mix de soluções oferecidas, sem ter que criar equipes ou investir em novas tecnologias

• Para que 2 soluções de diferentes empresas funcionem é preciso que se crie as arrepiantes ‘interfaces’

• Elas servem para que 2 produtos que não se conhecem, possam receber e devolver informações entre si

• Sempre que um dos produtos evoluir, a interface terá que ser revista, pois alguma informação pode ter sido impactada pela mudança

• Mas isso só será possível se as duas empresas se mantiverem parcerias e estrategicamente alinhadas para sempre

• Quando ocorrer um problema com uma das 2 soluções, a interface será sempre a muleta para justificar o erro sem dono e a demora na solução

• Ou seja, você estará deixando a operação de sua empresa refém do sucesso da relação entre o fornecedor e seus parceiros

Muitas vezes esta opção está localizada em pontos periféricos da operação, logo, seu risco e impacto serão menores. Mas sempre que estiverem no centro nervoso da operação os problemas serão de difícil identificação e correção. Ou seja, sistema parado e ninguém será culpado, só você.

Marcas famosas
Quando a empresa percebe que precisa de uma nova solução, os primeiros nomes sugeridos pelos gestores e suas equipes normalmente giram em torno de 3 fontes:

• Aqueles que aparecem no Google em primeiro lugar

• O que o amigo distribuidor indicou

• Os nomes de grife da tecnologia

Nenhum problema com a qualidade das fontes. Apenas precisamos ficar muito atentos aos riscos da escolha pelo efeito manada, ou seja, se o fornecedor tem milhares de clientes, isso é um sinal positivo, certo? Na maioria das vezes isso não é verdade.

Vejam:

• As grandes marcas são empresas que ampliaram muito suas estruturas e segmentos de atuação

• Possuem dezenas de produtos e milhares de funcionários para seu desenvolvimento, manutenção e suporte

• Algumas dezenas de milhares de clientes usando as mais diversas soluções, em vários segmentos e regiões

• Atingiram um tal porte que já foram comprados por um player maior ou receberam aporte pesado de fundo de investimento

• Se chegaram no topo da cadeia, abriram capital e passam a sofrer pressão ainda maior por resultados e valorização das ações

• Ganham e perdem centenas de clientes todos os meses, mas na média seguem crescendo. Isso é o que importa ao investidor.

No meio disso tudo está sua empresa: Um código entre outros milhares. Atendida por pessoas que nunca a viram, não conhecem sua realidade, perfil, porte, mix de produtos, necessidades ou oportunidades. Sabem apenas qual o assunto que precisa ser resolvido e se restringem a isso. Toda e qualquer necessidade adicional terá o custo correspondente à expectativa de seus acionistas. Você já deve ter se sentido assim com telefonia, TV a cabo, Assistência Médica, Cartões de Crédito e outros serviços. Não precisa levar esta experiência para sua empresa, certo?

Conclusão
A escolha do ERP para o distribuidor é estratégica e delicada. Uma decisão apoiada em atributos errados terá consequências pesadas para a saúde de seu negócio. Procure fugir dos erros clássicos, não se deixando levar pelo preço, avaliando a empresa, trazendo sua equipe operacional para a decisão, evitando customizações e integrações entre diferentes fornecedores e evitando o atendimento em massa das grandes marcas. Desviando de todo este campo minado você chegará na empresa e soluções de gestão que irão realmente alavancar seus negócios. Pode confiar.