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Operações antigas x operações modernas: tecnologia nos distribuidores

Com o avanço da tecnologia e o seu uso cada vez mais intenso nas operações dos distribuidores, vemos inúmeras situações em que os modelos tradicionais vêm sendo substituídos por formas de trabalho mais ágeis, seguras e econômicas. Hoje, vamos fazer um paralelo com algumas destas situações:

1. Distribuidores e seu processo de compras

Antigamente para dar início ao processo de compras era preciso analisar uma série de informações, como relatórios de vendas, estoque e fluxo de caixa, tudo no papel ou Excel. Somente com o correto cruzamento destas informações era possível concluir quais eram os itens e volumes necessários. Além disso, era preciso estar sempre alinhado ao comportamento estratégico de cada item (lançamento, sazonal, tendência, saindo de linha, etc).

Atualmente as variáveis que devem ser avaliadas para uma compra assertiva ainda são as mesmas. Mas, com a tecnologia, surgiram mecanismos que dispensam a análise trabalhosa e vulnerável de vários relatórios. Um software especialista cruza as informações de vendas, estoque, giro, sazonalidade e disponibilidade de caixa de forma rápida e inteligente, apontando claramente as necessidades. Cabe ao gestor deste processo, avaliar oportunidades ou novas tendências de demanda.

2. Distribuidores e sua roteirização de visitas

Antigamente, assim como hoje, o roteiro de visitas dos vendedores parte das respectivas carteiras de clientes, canais de venda, perfil de PDV, área geográfica, frequência das visitas e horários de atendimento. Toda essa análise era feita quando o gerente ou supervisor quebrava a cabeça sobre mapas com alfinetes na parede e endereços. Por melhor que fosse o conhecimento do gestor, as informações eram imprecisas e o processo extremamente passível de erros. Além disso, era fundamental ter pleno conhecimento de cada região e dos deslocamentos necessários, a fim de evitar sobreposição de carteiras de diferentes vendedores ou redundância de rotas numa mesma região. Tudo isso sem nenhuma garantia de que o planejado seria executado.

Atualmente, utilizando sistemas especializados, com tecnologia GPS, é apresentada uma visão geográfica, clara e objetiva, de todas as informações, facilitando brutalmente a correta definição de carteiras, rotas, periodicidade e percurso final. Com isso, o tempo de deslocamento dá lugar a um maior número de visitas dia e maior tempo do vendedor no cliente. O resultado é uma venda de melhor qualidade, com análise da loja e trabalho adequado do mix. A venda com qualidade aumenta o giro do produto nas gôndolas e a confiança do comprador no trabalho do distribuidor. Fidelidade e recompra garantidas.
Além de tudo isso, esta tecnologia permite um acompanhamento preciso e em tempo real de trabalho de campo de cada vendedor, mostrando claramente, através de indicadores, quem é quem na sua equipe de vendas.

3. Distribuidores e sua roteirização das entregas

Antigamente, assim como acontecia na etapa de roteirização de visitas, a roteirização das entregas era extremamente manual. Havia dependência da impressão física dos pedidos (ou pior, das notas fiscais) e do conhecimento humano sobre as regiões das entregas, percursos, capacidade de peso e cubagem dos veículos, limite de entregas de cada um e regras de recebimento de clientes. Essa dependência aumentava absurdamente o índice de erros e a causava muita lentidão em todo o processo. Os custos de toda essa operação eram de difícil apuração e, na maioria das vezes, desconhecidos.

Atualmente os sistemas específicos para distribuidores fazem com que essa etapa seja apenas parte de um processo sólido e organizado, controlado inteiramente via software. Não há a necessidade de conhecimento humano, visto que os mapas são analisados digitalmente levando em conta endereço dos clientes e todos os dados necessários para criação de uma rota inteligente e otimizada. Os custos de cada entrega, rota e veículo são apurados antes mesmo de sua realização e são indicadores seguros e essenciais para a decisão das melhores cargas e rotas de entrega. 

4. Movimentação de produtos nos distribuidores

Antigamente, toda a movimentação de produtos era feita no papel e apoiada no conhecimento das pessoas. As entradas (recebimento ou devolução), saídas (separação, conferência e carregamento) e movimentação interna (inventário e ressuprimento) eram todas feitas de forma manual, algumas apoiadas em mecanismos de kanban, mas a grande maioria acontecia de forma reativa, a cada nova necessidade que surgia. A organização sobre onde armazenar o que chegou ou onde buscar os produtos que vão sair era feita com base em decisões pessoais, e a partir disso surgiam dezenas de erros e retrabalhos. As consequências eram: entregas erradas, devoluções, avarias, vencimento de produtos, furtos e custos altíssimos com toda essa improdutividade.

Atualmente todas as etapas da movimentação de produtos são criadas por meio de um sistema especialista, o WMS (Warehouse Management System). O endereçamento de todo o depósito, definições de pulmão e picking, regras configuradas para armazenagem, ressuprimento, separação e ordens para carregamento, garantem produtividade e segurança em cada processo, visto que não há dependência de conhecimento humano.
O uso combinado de softwares específicos, como WMS e roteirizador, agilizam e otimizam a movimentação de produtos e definem a forma como a carga será carregada, dando maior agilidade e menor manipulação de volumes para os entregadores. Idealmente, qualquer movimentação física de produtos só acontecerá após a completa definição das cargas e ordens de entrega. Desta forma, o esforço e espaço são dedicados exclusivamente aos pedidos que vão ser entregues. Um trabalho limpo, inteligente, racional e com baixíssima margem de erro. Tudo isso resulta em melhor performance, com menor custo e pleno conhecimento dos resultados.

Conclusão

O que já foi um diferencial até alguns anos atrás, hoje é condição essencial para a sobrevivência do distribuidor. Investir em tecnologia e processos especialistas para uma operação tão complexa é o único caminho para se manter competitivo e saudável, num mercado que exige cada vez mais e melhores serviços, com menores custos e sem erros. Além de um retorno muito rápido, este investimento vai garantir a longevidade do distribuidor e sua capacidade de atender às crescentes demandas do setor. Mas seja rigoroso na escolha das melhores soluções de software e não deixe que essa decisão se baseie exclusivamente em valores. Uma escolha errada terá custo dobrado e resultados frustrantes.

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